miércoles, 10 de agosto de 2016

GESTIÓN DOCUMENTAL



DEFINICIÓN DE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL


Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Resaltar la importancia de los documentos y archivos, como lenguaje natura de la administración pública, para el funcionamiento de la misma.

2. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

3. Normalizar la utilización de soportes y equipos de calidad y que a l vez preserven el medio ambiente.

4. Lograr procedimientos efectivos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

5. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
6. Implementar el desarrollo de procesos  básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental.

7. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

8. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.



 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL



1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción  de los documentos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:  Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCMENTAL


Resultado de imagen para CUALIDADES del archivista

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.
IMPORTANCIA DE LAS TRD


IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA
1. Facilitan el manejo de la información.
2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.
4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
5. Garantízan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO

1. Permiten el manejo integral documentos.
2. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total
3. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
4. Identifican y reflejan la funciones institucionales.
5. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
6. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la Gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de Gestión


ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD 

1.Asegurese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su Dependencia.
Las TRD son el instrumento necesario para la organización de los archivos de Gestión.

2. Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.

3. Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

4. Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. identifique los.


 CONCEPTOS A TENER EN CUENTA

- COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

- ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.


- DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

- DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

- SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

- TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.








CONCEPTO DE ARCHIVO


CONCEPTO 

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.  

Origen 

La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparición de los primeros testimonios escritos que sentarían las bases de lo que hoy son los archivos. En la antigüedad, puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopotámica y griega. Para esta última el "archeión" representa 3 tal vez uno de los antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas públicas tanto de carácter político-administrativo como de carácter notarial.

 En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces había caracterizado a los archivos era el más implacable enemigo para la conservación de la documentación. Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en consecuencia el número de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar numerosos documentos, que llegó a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero. Siglos después, Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el Archivo General de Indias. A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación de una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios, diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades productoras y multiplicación de la producción documental. A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la mejor comprensión del devenir histórico de una sociedad. 



domingo, 22 de mayo de 2011


DOCUMENTOS

}  Es todo registro de información independiente de su soporte físico y abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: libros,revistas,fotografias,laminas,microflimes,mapa,informescintas,discos,sellos, y en general todo lo que tenga valor representativo.
}  Es el testimonio de la actividad del hombre registrada de forma perdurable en cualquier tipo de soporte que contiene informacion

DOCUMENTO DE ARCHIVO


ELEMENTOS DE UN  DOCUMENTO DE ARCHIVO

}  SOPORTE: hace relación a la parte material o física ej. papel, disco
}  TECNICA: medio que fija y transmite el contenido ej, escritura, signos.
}  ESTRUCTURA: hace referencia al formulario por ej, en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida, firma y cargo
}  CONTENIDO: mensaje del documento
}  Puede a través de cualquiera de estas formas de transmisión:
}  ORIGINAL: es un documento autentico
}  COPIAS:  son duplicados del original
}  BORRADOR: documento provisional que nace del documento original
}  MINUTA: es un boceto esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original


}Información recibida o producida por una persona o empresa.
}El documento se constituye como pieza única que sirve de testimonio y puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación

domingo, 30 de enero de 2011

MUEBLES E IMPLEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVADORES

Muebles metálicos o de madera especialmente diseñados para organización de archivos.

Pueden ser:

  ARCHIVADORES HORIZONTALES

Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales.

 Archivador de Gavetas

Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la figura

Características:

v  Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el contenido.
v  Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, se requiere espacio adicional para su manejo.
v  La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.
v  En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas las gavetas.
v  Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o portacarpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

Utilización:

Se utiliza para toda clase de archivos en los que los documentos estén colocados en carpetas o fólderes.

ARCHIVADORES VERTICALES - FOLDERAMA

Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres.

Características:


v  Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble, con llave central para ambas puertas.
v  NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no abren hacia fuera.
v  Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea de archivar y localizar documentos.
v  Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.
v  Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los documentos.
v  Los retenedores o separadores son móviles, lo que permite variar el espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Dadas sus características de adaptabilidad para el archivo de documentos y carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para:  correspondencia, legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc..


Características:

v  Se diseña e instala de acuerdo con el espacio disponible para la organización del archivo.
v  Consta de varios cuerpos con varios entrepaños que permiten la organización de las carpetas o cajas.
v  Los cuerpos son corredizos a través de rieles metálicos.
v  Se puede adaptar tanto para archivos con carpetas de pestaña vertical y horizontal.
v  Ofrecen mayor comodidad por su espacio, seguridad y funcionalidad.
v  Permite visualizar el contenido sólo del cuerpo que se corra.


ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA


Características:

v  Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85 cm.  de ancho a los cuales se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en ellos.
v  Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y FONDOS ACUMULADOS  (éstos son depósitos de archivo inactivo)
v  Se adaptan al espacio disponible y son movibles



IMPLEMENTOS DE ARCHIVO

  TARJETERO
Caja metálica o de madera para las tarjetas o fichas, tiene guías alfabéticas.  Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de carpetas.

En el comercio se consiguen cajas metálicas especialmente diseñadas.  Puede también fabricarse de madera, con las siguientes especificaciones:

Largo:            12 cms.
Ancho:             8 cms.
Fondo:             6 cms.



Las tarjetas tienen un rayado especial para escribir el nombre con que se identifica el material archivado en cada carpeta y la información adicional que se desee anotar.  Ejemplo de tarjeta para un cliente.


   GANCHOS LEGAJADORES

Son los que sostienen y sujetan los documentos.   El mercado ofrece ganchos metálicos y plásticos; por orientaciones del Archivo General de la Nación  (entidad rectora de las políticas archivísticas del Estado)   se recomienda utilizar el gancho plástico, en razón a que el gancho metálico cuando se oxida deteriora los documentos.

Se compone de dos partes:  una flexible que recibe los documentos perforados y una tapa con dos pasadores que sirven para cerrar el gancho y sostener la documentación.


PERFORADORA
Se utiliza para perforar los documentos.   Es importante tener en cuenta que la perforación se debe hacer de tal manera que los documentos queden alineados en la parte superior al ubicarlos dentro del legajo.

PAPELERÍA PARA ARCHIVO


 CARPETAS O FÓLDERES

Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los documentos en el archivador.  Vienen en tamaño oficio y carta.  Tienen una pestaña que sirve para identificar su contenido y que puede estar en posición HORIZONTAL, es decir en el borde superior opuesto al lomo, o VERTICAL, es decir, a un lado de la carpeta.

Las carpetas tienen pliegues de expansión marcados en el lomo que permiten darles una base plana para que conserven su forma original aunque aumenta su contenido.  Estos pliegues se conocen con el nombre de grafado.

Existen varios tipos de carpetas:





   Carpeta colgante

 
v  Lámina de cartón resistente, diseñadas para cada tipo de archivador.  Tienen pestaña visible y se utilizan para separar un grupo de carpetas dentro del archivo, lo cual facilita la búsqueda de los documentos.
v  De acuerdo con su finalidad, las guías se destacan en guías principales que son las que separan grupos principales  (series)  y las subguías,  subgrupos  (subseries)   dentro de los grupos principales.

                                                                                                             
GUIA DE AFUERA

Tiene doble soporte enterizo incorporado a la carpeta, que la mantiene colgada al porta-carpeta, ventanilla o pestaña movible en acetato transparente con aumento, lo que permite ver el nombre con mayor facilidad.



  •      Carpeta celuguía con pestaña vertical o lateral

Diseñada para archivador vertical.  Pestaña de acetato transparente en dos posiciones:  superior e inferior.

FORMATO PRESTAMO DOCUMENTO
FECHA
DOCUMENTO
PRESTADO A:
RECIBIDO POR:
FECHA DEVOLUCIÓN

































































































Su finalidad es llevar un control de todos los documentos que se saquen del archivo.  El diligenciamiento de esta guía garantiza a quien maneja el archivo, la devolución del documento prestado.



   MARBETES

v  Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres de las series, subseries o códigos de las carpetas.
v  Se fabrican en diferentes colores y tamaños.








  ÍNDICE

Consiste en una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta.  Se coloca en el portaíndice de cada gaveta después de escribir el nombre de la primera y última carpeta.

LEGAJOS

Son dos tapas de cartulina en donde se colocan los documentos correspondientes a cada carpeta sujetados por un gancho legajador que se coloca hacia abajo de manera que el último documento sea el de fecha más reciente.  La documentación se organiza teniendo en cuenta el principio de orden natural.
El legajo se identifica con los siguientes datos:

v  Razón Social de la empresa en la parte superior del legajo
v  Nombre de la dependencia a la cual pertenece
v  La palabra ARCHIVO
v  Las expresiones Código, Serie y fechas extremas seguidas de líneas en donde se colocan los respectivos datos

   LEGAJADOR A-Z

Se utiliza para documentos voluminosos.  Su gancho permite sacar sólo el documento que se necesita.

v  Son legajadores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y rigidez.
v  Vienen en tamaño oficio y carta
v  Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos
v  Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en tamaño oficio