TABLAS DE RETENCIÓN DOCMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA
1. Facilitan el manejo de la información.
2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.
4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
5. Garantízan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO

1. Permiten el manejo integral documentos.
2. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total
3. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
4. Identifican y reflejan la funciones institucionales.
5. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
6. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la Gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de Gestión

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD 

1.Asegurese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su Dependencia.

Las TRD son el instrumento necesario para la organización de los archivos de Gestión.

2. Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.

3. Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

4. Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. identifique los.

 CONCEPTOS A TENER EN CUENTA

- COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

- ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

- DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

- DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

- SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

- TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.