OBJETIVOS
El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los documentos.
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
+ Constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.
+ Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire,... y evitar su pérdida.
+ Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.
+ Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.
CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO
+ Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe adaptarse a sus objetivos o fines. Por ejemplo si la actividad principal de una empresa es la construcción, la parte más importante será lo relacionado con planos, contratos. Si la empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a las posibilidades económicas de ésta.
+ La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible. El sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite su consulta inmediata y agilice el trabajo.
+ Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar eficazmente.
+ El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja. Los documentos deben guardarse en forma técnica, de manera que puedan ser encontrados por toda persona autorizada. Las normas establecidas para el archivo deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo, ya que la organización del archivo no debe ser de exclusivo conocimiento del archivista.
+ Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y de quipo sencillo.
IMPORTANCIA
Cada una de las dependencias de la empresa requiere conservar sus respectivos documentos en forma ordenada.
Así, si usted trabaja en el Departamento de Contabilidad, los documentos que tramita deben ser archivados técnicamente para facilitar su consulta.
