PRINCIPIO DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Los principios de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.
- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
Esta dado por el autor del documento que puede ser una persona natural o jurídica.
El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.
Este principio es valido tanto para los archivos históricos como para lo administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series.
El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.
1.1. Aplicación del Principio de Procedencia
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.
- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
- Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.
- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.
Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia
- El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, secciones, series.
- Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genera.
- Este principio se aplica a todos las tareas relacionadas con el quehacer archivístico
2. ORDEN ORIGINAL
Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respetase el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa –efecto.
CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
ESQUEMA DE LOS VALORES DE UN DOCUMENTO
A Interesan a la institución
L administrativos, jurídicos,
Presentan aspectos legal, fiscal, contable,
O técnico.
E PRIMARIOS existen durante los momentos de trámite
De vigencia
S de plazo
Precaucional
D
Se evalúan para dar un plazo
E de retención en una tabla
L terminan en disponibilidad
D
C
U
M Interesan a la investigación y a
La historia
Se clasifican Predecibles
N Evidénciales
No predecibles
T
O Se juzgan para Destrucción
· Conservación
