miércoles, 10 de agosto de 2016

GESTIÓN DOCUMENTAL




DEFINICIÓN DE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL


Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Resaltar la importancia de los documentos y archivos, como lenguaje natura de la administración pública, para el funcionamiento de la misma.

2. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

3. Normalizar la utilización de soportes y equipos de calidad y que a l vez preserven el medio ambiente.

4. Lograr procedimientos efectivos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

5. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
6. Implementar el desarrollo de procesos  básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental.

7. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

8. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.



 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL



1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción  de los documentos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:  Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.


DOCUMENTO

Es todo registro de información independiente de su soporte físico y abarca todo lo que puede transmitir el
conocimiento humano: libros,revistas,fotografías,laminas,microflimes,mapa,informes,cintas,discos,sellos, y en general todo lo que tenga valor representativo. 

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación

CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

          Seriado: Se producen uno a uno y en orden natural.
          Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, no están publicados ni hay múltiples ejemplares.
          Objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad; es decir registran hechos del acontecer inmediato.


ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

          Soporte: Si es material o físico (papel, disco, cinta)
          Técnica: Medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.
          Estructura: Hace referencia al formulario y a las clausulas. Ej.: en un carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo..Contenido o asunto


CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido, están identificados así:
          Caracteres Internos: Entidad Productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales.
          Caracteres Externos: Clase, tipo, forma, formato, cantidad.


CARACTERES INTERNOS

          Entidad productora: Persona o corporación que realizo el documento. Puede observarse en el membrete.
          Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función de la persona que realizo el documento (firma y cargo del responsable).
          Fecha y lugar de producción: Donde y cuando fueron producidos los documentos.
          Contenido sustantivo: Asunto o tema que de trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS

          Clase: Textual o no textual.
          Tipo: Carta, memorando, circular, informe, acta, etc.
          Forma: Original o copia.
          Formato: Unidad archivable, expediente, legajo, libro.

Cantidad: 1,2,34….ejemplares

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