MUEBLES E IMPLEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVADORES

Muebles metálicos o de madera especialmente diseñados para organización de archivos.

Pueden ser:

  ARCHIVADORES HORIZONTALES

Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales.

 Archivador de Gavetas

Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la figura

Características:

v  Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el contenido.

v  Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, se requiere espacio adicional para su manejo.

v  La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.

v  En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas las gavetas.

v  Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o portacarpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

Utilización:

Se utiliza para toda clase de archivos en los que los documentos estén colocados en carpetas o fólderes.

ARCHIVADORES VERTICALES - FOLDERAMA

Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres.

Características:

v  Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble, con llave central para ambas puertas.

v  NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no abren hacia fuera.

v  Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea de archivar y localizar documentos.

v  Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.

v  Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los documentos.

v  Los retenedores o separadores son móviles, lo que permite variar el espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Dadas sus características de adaptabilidad para el archivo de documentos y carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para:  correspondencia, legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc..

Características:

v  Se diseña e instala de acuerdo con el espacio disponible para la organización del archivo.

v  Consta de varios cuerpos con varios entrepaños que permiten la organización de las carpetas o cajas.

v  Los cuerpos son corredizos a través de rieles metálicos.

v  Se puede adaptar tanto para archivos con carpetas de pestaña vertical y horizontal.

v  Ofrecen mayor comodidad por su espacio, seguridad y funcionalidad.

v  Permite visualizar el contenido sólo del cuerpo que se corra.

ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA

Características:

v  Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85 cm.  de ancho a los cuales se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en ellos.

v  Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y FONDOS ACUMULADOS  (éstos son depósitos de archivo inactivo)

v  Se adaptan al espacio disponible y son movibles

IMPLEMENTOS DE ARCHIVO

  TARJETERO

Caja metálica o de madera para las tarjetas o fichas, tiene guías alfabéticas.  Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de carpetas.

En el comercio se consiguen cajas metálicas especialmente diseñadas.  Puede también fabricarse de madera, con las siguientes especificaciones:

Largo:            12 cms.

Ancho:             8 cms.

Fondo:             6 cms.

Las tarjetas tienen un rayado especial para escribir el nombre con que se identifica el material archivado en cada carpeta y la información adicional que se desee anotar.  Ejemplo de tarjeta para un cliente.

   GANCHOS LEGAJADORES

Son los que sostienen y sujetan los documentos.   El mercado ofrece ganchos metálicos y plásticos; por orientaciones del Archivo General de la Nación  (entidad rectora de las políticas archivísticas del Estado)   se recomienda utilizar el gancho plástico, en razón a que el gancho metálico cuando se oxida deteriora los documentos.

Se compone de dos partes:  una flexible que recibe los documentos perforados y una tapa con dos pasadores que sirven para cerrar el gancho y sostener la documentación.

PERFORADORA

Se utiliza para perforar los documentos.   Es importante tener en cuenta que la perforación se debe hacer de tal manera que los documentos queden alineados en la parte superior al ubicarlos dentro del legajo.

PAPELERÍA PARA ARCHIVO

 CARPETAS O FÓLDERES

Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los documentos en el archivador.  Vienen en tamaño oficio y carta.  Tienen una pestaña que sirve para identificar su contenido y que puede estar en posición HORIZONTAL, es decir en el borde superior opuesto al lomo, o VERTICAL, es decir, a un lado de la carpeta.

Las carpetas tienen pliegues de expansión marcados en el lomo que permiten darles una base plana para que conserven su forma original aunque aumenta su contenido.  Estos pliegues se conocen con el nombre de grafado.

Existen varios tipos de carpetas:

   Carpeta colgante

 

v  Lámina de cartón resistente, diseñadas para cada tipo de archivador.  Tienen pestaña visible y se utilizan para separar un grupo de carpetas dentro del archivo, lo cual facilita la búsqueda de los documentos.

v  De acuerdo con su finalidad, las guías se destacan en guías principales que son las que separan grupos principales  (series)  y las subguías,  subgrupos  (subseries)   dentro de los grupos principales.

                                                                                                             

GUIA DE AFUERA

Tiene doble soporte enterizo incorporado a la carpeta, que la mantiene colgada al porta-carpeta, ventanilla o pestaña movible en acetato transparente con aumento, lo que permite ver el nombre con mayor facilidad.

•      Carpeta celuguía con pestaña vertical o lateral

Diseñada para archivador vertical.  Pestaña de acetato transparente en dos posiciones:  superior e inferior.

FORMATO PRESTAMO DOCUMENTO

FECHA	DOCUMENTO	PRESTADO A:	RECIBIDO POR:	FECHA DEVOLUCIÓN

Su finalidad es llevar un control de todos los documentos que se saquen del archivo.  El diligenciamiento de esta guía garantiza a quien maneja el archivo, la devolución del documento prestado.

   MARBETES

v  Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres de las series, subseries o códigos de las carpetas.

v  Se fabrican en diferentes colores y tamaños.

  ÍNDICE

Consiste en una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta.  Se coloca en el portaíndice de cada gaveta después de escribir el nombre de la primera y última carpeta.

LEGAJOS

Son dos tapas de cartulina en donde se colocan los documentos correspondientes a cada carpeta sujetados por un gancho legajador que se coloca hacia abajo de manera que el último documento sea el de fecha más reciente.  La documentación se organiza teniendo en cuenta el principio de orden natural.

El legajo se identifica con los siguientes datos:

v  Razón Social de la empresa en la parte superior del legajo

v  Nombre de la dependencia a la cual pertenece

v  La palabra ARCHIVO

v  Las expresiones Código, Serie y fechas extremas seguidas de líneas en donde se colocan los respectivos datos

   LEGAJADOR A-Z

Se utiliza para documentos voluminosos.  Su gancho permite sacar sólo el documento que se necesita.

v  Son legajadores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y rigidez.

v  Vienen en tamaño oficio y carta

v  Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos

v  Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en tamaño oficio