CONCEPTO DE DOCUMENTOS

CONCEPTO DE DOCUMENTO

 

El término documento es patrimonio de muchas ciencias.  Cada una de ellas acentúa un matiz o una característica de su concepto.  Por ello trataremos de ubicar la definición de documento de archivo en un contexto que nos sirva para entender mejor su significado.

Etimológicamente la palabra documento está relacionada con el verbo docere, en latín y viene a significar pequeña enseñanza.  Advierte el lector que es la misma raíz de docente, doctrina, doctor, docto...

A continuación van las acepciones o significados que el término documento tiene para otras ciencias o disciplinas.  Han sido ordenadas comenzando por la significación más amplia y comprensiva y terminando por la más estricta y restringida. Esto nos sirve para ubicar mejor el documento de archivo en esa constelación semántica.

Para los documentólogos: Profesionales de Ciencia de la Documentación- documento es cualquier soporte, de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia.  Es la acepción más amplia posible para la palabra documento.  Todo ser físico es un documento, con la única condición de que haya alguien que se interese por él.  En esta acepción, documento se aproxima al concepto de comunicación que, sin embargo, siendo más amplio, porque no requiere que el mensaje esté adherido al soporte.

Desde esta perspectiva, el documento puede ser definido como una comunicación fijada, grabada, adherida a un soporte.  Todo documento es, pues, una comunicación, pero hay comunicaciones que no son documentos, como las señales del semáforo o las transmisiones orales- aun radiales y televisivas- que no se graben o registren en un soporte.

Para los historiadores: Documento es cualquier soporte que lleva fijada una información que está referida a un pasado humano.  Es todavía un concepto más amplio.  A la definición de los documentalistas se agregan dos condiciones: que informe sobre el pasado-no sobre el presente- y que haga referencia al hombre, de alguna manera.  No son documentos para los historiadores, si hablan de la evolución física del planeta Tierra o de los animales.

Para los museólogos: documento es cualquier soporte que lleve fijada una información tal que sea posible exhibirlo en un museo,  en un jardín botánico o en un zoológico.  Una montaña o una estrella no son documentos para los museólogos.

Para los bibliotecarios: documento es un soporte que lleva un texto preparado para fines culturales, docentes, narrativos o de investigación y está destinado a muchos lectores –no usuarios-  y que, por ello, se edita y publica.  También pueden los documentos para bibliotecarios ser descritos del siguiente modo: Cada uno de los ítems que constituyen el material bibliográfico: libros, folletos, publicaciones periódicas.  En general estos documentos tienen como soporte papeles impresos, pero existen microfichas y más modernamente disquetes para lectura en pantallas.

Los documentos bibliotecológicos presentan, a muy grandes rasgos, dos características diferenciales con los documentos de archivo:

-Son redactados como objeto o producto de una decisión del autor que pretende crear un material bibliográfico.

-Se pretende en grandes cantidades, para vender o distribuir a lectores, no usuarios.

Desde el punto de vista de la amplitud del contenido del término, éste es el lugar del documento para archiveros o administradores de documentos y archivos.

Para los juristas: es un soporte que lleva fijado un texto que goza de valor legal para imponer algo o para probar un hecho.  Estos documentos todavía requieren el soporte papel, a pesar de que, en juicio, pueda el juez aceptar un documento fotográfico, sonoro o magnético.

Para los diplomatistas:  es un proceso que lleva fijado un texto escrito,  referido a un hecho de naturaleza jurídica  que se presenta con arreglo a formalidades  determinadas y tienen como fin ser instrumento de prueba.  Una carta familiar o un comprobante de pago común no son documentos.  Es la definición más estricta del término documento, porque es la que exige más requisitos.  Son documentos por excelencia para los archiveros porque son los que tiene una vinculación expresa y formal con el acto del que nacieron.  Por eso leamos esta página de Luciana Duranti de su obra Diplomática:

    “¿Qué es un documento?  Tradicionalmente el término se refiere a muchas fuentes de     evidencia.  Entonces, necesitamos especificar que la Diplomática estudia el documento    escrito, es decir, la evidencia que se produce sobre un soporte  (papel, cinta magnética,    disco, etc)  por medio de un instrumento de escritura   (lápiz, lapicero, máquina de    escribir, impresora, etc)  o de un aparato que graba imágenes, datos y/o voces...

Cualquier documento escrito en sentido diplomático contiene información transmitida o   descrita por medio de reglas de representación que son en sí mismas evidencias del     intento de transportar información: fórmulas, estilos burocráticos y literarios, lenguaje    especializado, técnicas de entrevista y cosas por el estilo.  Estas reglas que llamamos     formas, reflejan estructuras políticas, legales, administrativas y económicas así como    cultura, hábitos, mitos y constituyen una parte integrante del documento escrito porque    formulan o condicionan las ideas o los hechos que elegimos para que sean el contenido    de los documentos.  La forma de un documento es por supuesto al mismo tiempo física e intelectual.  Una analogía con la arquitectura nos ayudará a clarificar este concepto   vital.

Reconocemos una iglesia como tal, a causa de su aspecto o forma física que presenta ciertos elementos convencionales o rasgos distintivos tales como una campanario, pero vamos a identificar y comprender el pleno sentido de una iglesia en particular, su contexto cultural por la manera en que estos elementos convencionales están expresados en el diseño de su arquitectura, esto es, por su forma intelectual.  Por supuesto, una iglesia puede no presentar ningún rango convencional y sin embargo ser una iglesia por su contenido.  Por ejemplo: el sagrario puede simplemente estar en un altar provisorio, en un galpón, a causa de que el culto está prohibido.  El sentido pleno de  “iglesia”  puede ser captado solamente si se refleja en los dos aspectos, la construcción física y el ordenamiento de su contenido.  Como un edificio, el documento tiene un aspecto externo, que es su forma física, una articulación interna que es su forma intelectual y un mensaje para transmitir que es su contenido.  Es imposible comprender el mensaje plenamente sin la comprensión de su aspecto externo y la articulación que el autor eligió para expresarlo”.

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

DEFINICIÓN:

Documento de archivo es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tienen como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite.

“Soporte modificado por un texto a él adherido”.  Es la definición de documento, en general.

“Que surge”.  Es un modo inespecífico de expresar la relación del documento con la institución o persona que realiza la actividad administrativa.  Otros autores describen más explícitamente diciendo  “producido o recibido”.

“Como resultado de una actividad administrativa”.  Es el núcleo central y la característico de la definición.  Ninguna otra profesión o ciencia llama documento, como propio de su profesión a éste que forma parte de una tramitación.

Esta definición habla de la actividad administrativa, eludiendo intencionalmente la mención de una entidad o institución.  ¿Puede un documento de archivo existir sin vinculación con una entidad, sólo producido o recibido entre personas físicas? En general, la bibliografía más actual tiende a decir que si.

No vamos a profundizar el sentido de lo que es una “actividad administrativa”.  Basta decir que es una tramitación o gestión que pretende un fin utilitario y práctico, no cultural o especulativo.

“Y tiene como fin”.  La definición se completa con el fin al que se destinan los documentos de archivo, en contraposición a los documentos de otras profesiones.  Enumeramos taxativamente tres fines u objetivos.

“Impartir una orden”.  Puede decirse mejor  “asentar la voluntad de la autoridad con intención de que sea obedecida”.  Son los documentos dispositivo  -leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, etc-  de los que hablaremos más adelante.

“Probar algo”.  Hay documentos que hacen fe, testimonian.  Los diplomatistas los llaman documentos testimoniales: actas, registros, etc.

“Meramente transmitir una información”.  Todo documento es, de alguna manera informativo.  Por eso se agrega el adverbio meramente.  Esta frase se refiere a aquellos documentos informativos que solamente llevan noticias, sin gozar del atributo de hacer fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad: informes, telegramas, cartas, etc.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Las clasificaciones planteadas en esta guía de estudio son facetadas, es decir, relacionadas con distintos puntos de mira.  Una característica de estas clasificaciones facetadas es la necesidad de mencionar el enfoque o motivo de la división, porque es precisamente el punto de mira.  Este sistema no sólo es formativo en el momento de estudiar, sino útil para investigaciones posteriores o debates esclarecedores.

Vaya un ejemplo de descripción facetada.  Sea una alumna llamada Lorena.  Si queremos ubicarla en una clasificación facetada diremos:

-Por el sexo:                             Mujer

-Por la edad:                             Joven

-Por el color de la piel:               Blanca

-Por es estado civil:                  Soltera

-Por la índole de su carácter:     Decidida

Si se trata de un documento, podemos describirlo: Documento dispositivo, copia, microfilmado, activo, facilitativo, etc.

Los documentos de archivo han de someterse, en primer lugar, a dos clasificaciones fundamentales:

-Clasificación por el tipo documental

-Clasificación por la tradición documental

CLASIFICACION POR EL TIPO DOCUMENTAL:

No existen documentos de archivo, como tales, sino tipos documentales.  Así como no existen  “hombres”  sino varones o mujeres.

Tipo documental es el carácter o atributo  (de un documento de archivo), que se origina en la actividad administrativa a la que sirve este documento.  Se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos y que sirven para clasificarlo, describirlo y, en general, para procesarlo.

Existen infinitos tipos documentales, porque cada uno esta hecho a la medida para una actividad administrativa.  Entonces, es normal que haya tantos tipos documentales como tramitaciones o actividades haya en la administración pública, privada o personal.

Pero es un defecto que existan tipos documentales para una misma actividad, por ejemplo distinta diagramación de planillas de sueldo para diferentes instituciones.  Cuando hay planificación se normaliza la producción de tipos documentales de modo que, a igual actividad corresponda idéntica diagramación de tipo documental.

El archivista ha de saber además, que todo esfuerzo por disminuir  el número de tipos documentales o de normalizarlos y homologarlos a lo largo de muchas instituciones supone la disminución, normalización y homologación de las actividades, que son la causa de los tipos documentales.

Por el tipo documental, los documentos de archivo conforman tres grandes categorías mencionadas en su definición. Documentos dispositivos o imperativos; documentos testimoniales o probatorios; documentos informativos o noticiosos.

Documentos dispositivos o imperativos: Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, Ejemplos:

-Del Poder Legislativo:                          Leyes

-Del Poder Ejecutivo:                            Decretos, resoluciones, ordenanzas...

-Del Poder Judicial:                              Sentencias, Acordadas...

-De otras autoridades.                           El Banco Central, Circulares;  la iglesia, Bulas, Decretos y Sentencias...

Documentos testimoniales o probatorios: Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal.  Ejemplos, los registros del Estado: Civil, de la Propiedad  (mueble e inmueble), de Patentes, de Graduados de la Universidad.  Son además los documentos de escribanos y notarios.  Los diplomas y certificados emitidos por autoridad competente; los testimonios con certificación policial; los balances y libros contables redactados con los requisitos de la ley; las actas de reuniones; los contratos celebrados bajo condiciones legales.

Documentos informativos o noticiosos: Son aquellos en que un sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una tramitación.  Las dos primeras categorías debían ser emitidas o aceptadas oficialmente por la autoridad.  Los informativos pueden provenir de cualquier nivel del organigrama y dirigirse hacia cualquier nivel, tanto de igual a igual, como de arriba abajo, viceversa o de afuera adentro de dicho organigrama. Ejemplos:

-Todo tipo de correspondencia, cartas, notas, oficios, telegramas, teles, circulares, memorandos...

-Informes técnicos y científicos preparados en prosecución de un trámite.

-Documentos contables no avalados con requisitos legales. Tickets de compra, comprobante de caja chica, presupuestos.

-Los documentos que se hallan en soporte magnético  -como veremos enseguida-  no se pueden considerar como documentos dispositivos o testimoniales, mientras sean fácilmente borrables o corregibles.  En este caso serán considerados documentos informativos.

Clasificación por la tradición documental:

Tradición documental es el carácter o atributo de un documento de archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares como original, copia, borrador o minuta.

Original  es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos  los requisitos que lo habilitan  (habilitaron)  para cumplir el objetivo al que está   (estaba)  destinado.

En diplomática se distinguen muchos tipos de original.  En archivología interesa clasificarlos como: Originales múltiples  (los que se producen en varios ejemplares de igual valor, como los contratos)  y originales únicos.

Copia  es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo, por el cual se creó el documento y por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia es copia.

Interesa clasificar las copias:

-Por el grado de exactitud con que reflejan el texto original: copias facsimilares o reproducciones.  Son las que se efectúan mediante un aparato que garantiza la igualdad del texto duplicado con el original.  A su vez estas reproducciones se subdividen según el aparato o sistema utilizado: fotocopia, copio heliográfica, copia al papel carbónizo, microfilme...

-Copias simples u oculares.  Son las que se realizan por el método tradicional de leer para volver a escribir.

-Por fin que persiguen, las copias se clasifican en: Copias para constancia, distribución, seguridad, para facilitar el uso.

Borrador  es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar original.  No ha de confundirse el borrador con el original de un anteproyecto.  El anteproyecto es anterior a un documento definitivo, pero él es en sí mismo un original puesto que lleva las firmas y cumple los requisitos que lo habilitan para ser anteproyecto.

El borrador se encuentra en situación marginal con respecto a la archivalía.  No suele ser considerado parte de ella.  Sólo en caso de reclamación o juicio será integrado a ella, si es que se había conservado.

Minuta Etimológicamente quiere decir  “reducida”  o  “cosas reducidas”.  Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original.  Hay dos tipos principales de minutas: las notas que se toman de lo dicho en una reunión, para posteriormente el acta y el boceto o esquema que la Directora entrega al secretario para que éste redacte la carta.

Igual que el borrador, la minuta no forma parte de la archivalía.

Aunque el tema de los originales siempre fue importante tanto para los juristas como para los administradores de documentos y archivos, el día de hoy ha asumido un nuevo interés, debido a los soportes magnéticos.  Mientras un texto está en soporte magnético, no puede ser considerado original, porque es excesivamente borrable sin dejar rastros.  Y no sólo es deleble por los dueños del  documento, sino por infiltraciones desde el exterior o por los virus informáticos.  Además, no suele estar previsto un método para que conste su autenticidad  (no se sabe quién es su autor, de manera fidedigna).  Cualquiera puede disimular su identidad.

Para los administradores de documentos y archivos y para los juristas, el concepto que tenemos de estos soportes cambiaría- si tal como se hace con los negativos fotográficos- se pudieran pasar las cintas magnéticas por un fijador que tornara inmodificable el registro del texto.

Si no reúne las  condiciones para ser original ni ha sido copiado de otro ejemplar, el documento en soporte magnético tiene que ser considerado borrador.  Esta categoría de borrador altera la norma de que la archivalía no se constituye con borradores, ya que por ahora, se archivan soportes magnéticos.  Pero los documentos dispositivos y testimoniales que necesitan un original inmodificable todavía hoy han de ser asentados y conservados en soporte papel.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS POR LA TRADICIÓN DOCUMENTAL

BORRADOR  o MINUTA
Borrador en papel				Borrador en soporte magnético
Documento provisorio y anterior al original
ORIGINAL
Ordena o prohíbe		Testimonia			Informa
Habilitado a cumplir el trámite al que se destina
COPIA
Control de remisión	Seguridad		Distribución			Otros
Se usa para fines distintos a los del original

Por el tipo de función a la que sirven los documentos:

Las instituciones y los individuos que producen documentos presentan siempre dos categorías o tipos de tareas: las que son características de tal institución y las que  son generales y que se cumplen como apoyo a las primeras.   Una universidad, por ejemplo está en lo suyo, cuando enseña, investiga y forma personas. Para cumplir estas funciones, lleva contabilidad, documentos de personal, mantenimiento de edificios, correspondencia...

Esta duplicidad de funciones y tareas se refleja en los documentos que las sirven.  Hay documentos sustantivos o característicos y documentos facilitativos comunes a todas las instituciones.

Documentos sustantivos o característicos: Son los que sirven a las funciones para los cuáles existe la institución o al cargo y la función del individuo que lo redacta o recibe.  En una empresa aérea, por ejemplo, son documentos sustantivos los horarios de vuelo, los diagramas de recorridos y los cuadros de tarifas.

Documentos comunes o facilitativos: Son los que sirven a las funciones de apoyo administrativo de una institución o de una persona.  Siendo tales funciones en gran parte, idénticas en todas las instituciones, tales documentos se encuentran en todas ellas; todas pagan sueldos, llevan legajos de personal, libros de contabilidad, inventarios de bienes, etc.

Esta clasificación en documentos sustantivos y facilitativos es fundamental en archivología ya que lo que normalmente se estudia en los tratados y en las aulas de archivística es el procesamiento de los documentos facilitativos.  Asimismo, lo que se transfiere a los archivos generales de la nación o de las provincias es básicamente lo facilitativo.  No se transfieren a ellos historias clínicas, cronogramas de vuelo, planes de estudio, libros de calificaciones universitarias, programas de las funciones del Teatro Nacional.

Por el grado de accesibilidad a los usuarios:

Esta clasificación tiene sentido para los documentos en trámite, vigentes o en plazo precaucional, es decir, en las dos primeras edades del ciclo vital.  No así para los documentos que han llegado a la tercera edad.  En un archivo permanente o histórico, la consulta por parte de cualquier usuario es la regla.  No hay distintos grados de accesibilidad.  La restricción al acceso es una excepción que debe ser justificada.  Normalmente sólo se aplica a legajos o documentos que llegan al archivo por vías distintas al normal flujo desde la entidad productora.

Los documentos de archivo pueden ser:

Documento que deben ser diseminados: Las leyes y la mayor parte de los decretos han de publicarse en el boletín oficial para que obliguen.

Documento de libre acceso: Son aquellos que, aunque no deben ser promulgados, son accesibles a quienquiera.  Ejemplo: las resoluciones ministeriales o de los organismos del Estado, las sentencias del Poder Judicial, las actas de los organismos del Estado y en general los documentos dispositivos, si no hay disposición en contrario.

Documentos no clasificados con grado de confidencialidad: Son los originados por una tramitación normalmente personal.  Pueden ser consultados por los interesados, por los empleados y funcionarios que intervienen en la gestión y por otras personas involucradas en el trámite.

Documentos secretos o confidenciales: Sólo pueden ser consultados por ciertos funcionarios directamente involucrados en la tramitación.  A veces pueden ser comunicados a profesionales involucrados en la tramitación.  A veces pueden ser comunicados a profesionales externos a la institución como médicos  (para historias clínicas), arquitectos  (para planos), abogados, etc.  La solicitud de estos documentos debe quedar registrada y el préstamo está prohibido.

Documentos muy secretos o ultraconfidenciales: Sólo pueden ser consultados por funcionarios de alto rango, específicamente mencionados.  Los demás, si necesitan consultar, tienen que presentar solicitud escrita y fundada.

Por el ámbito  jurídico al que pertenecen:

Los documentos pueden ser públicos o privados.

“La validez general de la distinción entre documentos públicos y privados es fácil de conocer, pero, encontrar un criterio confiable para esta clasificación es otra cosa”.

Etimológicamente público era entre los romanos  “lo que involucraba al pueblo como un todo”.  Privado tenía un significado negativo, lo que no era público es decir, despojado, privado de prerrogativas.  Diplomáticamente  “un documento es público si es creado por una persona pública o bajo su dirección o en su nombre.  Ejemplos:

Creado por: Son documentos públicos los que escribe NN en su carácter de presidente, ministro o funcionario de cualquiera de los tres poderes a nivel nacional, provincial o municipal.

Bajo su dirección: Es público un formulario que preparó el Estado para un trámite, aún después que lo haya llenado y firmado un ciudadano común.

En su nombre: Son aquellos documentos que un suplente redacta en nombre del titular.

La copia o el ejemplar de un documento público que guardan las personas privadas es también un documento público, porque su autor –su “creador”- es una persona pública.

Por la relación temporal entre el hecho y el documento:

El documento de archivo, dicen los diplomatistas, es la conscriptio  (registro escrito)  de un hecho jurídico o administrativo.  Entre estas dos realidades se dan tres posibilidades de relación temporal. Hay documentos anteriores al hecho, simultáneos y posteriores.  Esto se vincula con la posible veracidad de los reflejados en el documento de archivo.

Documentos anteriores al hecho: Son los documentos dispositivos, porque tienden a causar los hechos.  Estos pueden no concretarse luego, como sucede cuando la ley no se cumple.

La veracidad de la información de estos documentos ha de confirmarse.  La existencia de una ley no significa que haya sido aplicada.

Documentos simultáneos al hecho: Son gran parte de los documentos testimoniales.  Dan validez a hechos concomitantes. Tal es la vinculación entre hecho y documento que el hecho no existe –a nivel jurídico-  si carece de papel.

No existe la ciudadana María, si no está inscripta en el Registro Civil.  Para comprar un campo, no basta pagar.  Se precisa la escritura.

Estos documentos son llamados coproductos.  Se espera de ellos el máximo de veracidad, por su proximidad al hecho y porque nacen de la tensión de una demanda y una oferta, de una necesidad y su satisfacción.  Hay dos interesados contrapuestos a los que la falsedad perjudicaría.

Documentos posteriores al hecho: Son muchos de los documentos informativos: informes, memorandos y memorias.  También algunos testimoniales que tal autoridad acepta, a pesar de haber sido escritos con posterioridad al hecho.  Tal es el caso de las declaraciones juradas.

Estos documentos narran hechos ya pasados.  Tienen mínima garantía de veracidad, porque ni están vinculados al hecho por causalidad  (como las leyes)  ni por simultaneidad e interesados contrapuestos  (como los coproductos).  Quien crónica, aún teniendo intención de decir la verdad, no puede abarcar la realidad.  Selecciona lo que va a redactar.  En compensación, los documentos narrativos son de lectura mucho más agradable que los testimoniales y los dispositivos.