diferencias entre documentación

Diferencias entre documentación de archivo y documentación de apoyo informativo

Lo primero que debemos tener presente cuando hablamos de gestión de documentos de oficina es que su piedra angular la componen los expedientes. Un expediente es un conjunto de documentos que tratan sobre un mismo asunto y que, en conjunto, comporta una función probatoria. Viene definido en el Derecho administrativo como “conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Este conjunto ordenado de documentos hace referencia a los documentos de archivo que lo componen, pero, apoyando a estos documentos, encontramos otros que no pertenecen al trámite y se deberán eliminar cuando éste finalice. Hablamos de diferenciar la documentación de archivo y la documentación de apoyo informativo. 

Todo expediente se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles van rubricadas y foliadas para permitir seguir el trámite que lo ha compuesto. Estos tipos documentales son de contenido esencial para el expediente, pero ¿qué pasa con todos aquellos documentos no esenciales que sirven más bien de nexo entre una diligencia y otra y que completan, informan, apoyan la gestión del expediente pero sin ser parte de él? A estos otros documentos les llamamos documentación de apoyo.

Los documentos de apoyo pueden facilitar la gestión del expediente sirviendo información a través de copias de otros documentos, notas, fotografías, dossieres informativos o incluso a través de otros expedientes anteriores similares que sirven de modelo para la tramitación del original. También podemos encontrar en un expediente documentación no esencial de tipo informativo como revistas especializadas o textos legales.

Los documentos de apoyo se distinguen de los documentos de archivo ya que no son documentos únicos y su valor desaparece tan pronto hemos terminado el trámite del expediente. Componen este tipo de documentos los originales múltiples, los documentos no originales procedentes de otras oficinas (fotocopias, archivos digitales no originales…) copias de documentos y dossieres. La documentación informativa auxiliar se basa en fuentes de información temática, por ejemplo, para textos legales puede estar formada a partir de manuales de Derecho, diccionarios, revistas especializadas, Boletines Oficiales.

Documento de Archivo:

• Fuente primaria de información
• Son parte del trámite administrativo
• Son ejemplares únicos
• Tienen valor administrativo, legal/fiscal o histórico

Documento de apoyo:

• Sirven de ayuda al proceso administrativo
• NO son parte del trámite
• Hay múltiples copias de ellos
• No dejan testimonio de la actividad de la institución

GESTIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN DE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Resaltar la importancia de los documentos y archivos, como lenguaje natura de la administración pública, para el funcionamiento de la misma.

2. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

3. Normalizar la utilización de soportes y equipos de calidad y que a l vez preserven el medio ambiente.

4. Lograr procedimientos efectivos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

5. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

6. Implementar el desarrollo de procesos  básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental.

7. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

8. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción  de los documentos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:  Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

DOCUMENTO

Es todo registro de información independiente de su soporte físico y abarca todo lo que puede transmitir el

conocimiento humano: libros,revistas,fotografías,laminas,microflimes,mapa,informes,cintas,discos,sellos, y en general todo lo que tenga valor representativo. 

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación

CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

•          Seriado: Se producen uno a uno y en orden natural.

•          Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, no están publicados ni hay múltiples ejemplares.

•          Objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad; es decir registran hechos del acontecer inmediato.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

•          Soporte: Si es material o físico (papel, disco, cinta)

•          Técnica: Medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.

•          Estructura: Hace referencia al formulario y a las clausulas. Ej.: en un carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo..Contenido o asunto

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido, están identificados así:

•          Caracteres Internos: Entidad Productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales.

•          Caracteres Externos: Clase, tipo, forma, formato, cantidad.

CARACTERES INTERNOS

•          Entidad productora: Persona o corporación que realizo el documento. Puede observarse en el membrete.

•          Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función de la persona que realizo el documento (firma y cargo del responsable).

•          Fecha y lugar de producción: Donde y cuando fueron producidos los documentos.

•          Contenido sustantivo: Asunto o tema que de trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS

•          Clase: Textual o no textual.

•          Tipo: Carta, memorando, circular, informe, acta, etc.

•          Forma: Original o copia.

•          Formato: Unidad archivable, expediente, legajo, libro.

Cantidad: 1,2,34….ejemplares

TABLAS DE RETENCIÓN DOCMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA
1. Facilitan el manejo de la información.
2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.
4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
5. Garantízan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO

1. Permiten el manejo integral documentos.
2. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total
3. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
4. Identifican y reflejan la funciones institucionales.
5. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
6. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la Gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de Gestión

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD 

1.Asegurese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su Dependencia.

Las TRD son el instrumento necesario para la organización de los archivos de Gestión.

2. Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.

3. Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

4. Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. identifique los.

 CONCEPTOS A TENER EN CUENTA

- COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

- ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

- DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

- DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

- SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

- TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.

CONCEPTO DE ARCHIVO

CONCEPTO 

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.  

Origen 

La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparición de los primeros testimonios escritos que sentarían las bases de lo que hoy son los archivos. En la antigüedad, puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopotámica y griega. Para esta última el "archeión" representa 3 tal vez uno de los antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas públicas tanto de carácter político-administrativo como de carácter notarial.

 En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces había caracterizado a los archivos era el más implacable enemigo para la conservación de la documentación. Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en consecuencia el número de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar numerosos documentos, que llegó a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero. Siglos después, Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el Archivo General de Indias. A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación de una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios, diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades productoras y multiplicación de la producción documental. A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la mejor comprensión del devenir histórico de una sociedad. 

DOCUMENTOS

}  Es todo registro de información independiente de su soporte físico y abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: libros,revistas,fotografias,laminas,microflimes,mapa,informescintas,discos,sellos, y en general todo lo que tenga valor representativo.

}  Es el testimonio de la actividad del hombre registrada de forma perdurable en cualquier tipo de soporte que contiene informacion

DOCUMENTO DE ARCHIVO

ELEMENTOS DE UN  DOCUMENTO DE ARCHIVO

}  SOPORTE: hace relación a la parte material o física ej. papel, disco

}  TECNICA: medio que fija y transmite el contenido ej, escritura, signos.

}  ESTRUCTURA: hace referencia al formulario por ej, en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida, firma y cargo

}  CONTENIDO: mensaje del documento

}  Puede a través de cualquiera de estas formas de transmisión:

}  ORIGINAL: es un documento autentico

}  COPIAS:  son duplicados del original

}  BORRADOR: documento provisional que nace del documento original

}  MINUTA: es un boceto esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original

}Información recibida o producida por una persona o empresa.

}El documento se constituye como pieza única que sirve de testimonio y puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación

MUEBLES E IMPLEMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVADORES

Muebles metálicos o de madera especialmente diseñados para organización de archivos.

Pueden ser:

  ARCHIVADORES HORIZONTALES

Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales.

 Archivador de Gavetas

Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la figura

Características:

v  Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el contenido.

v  Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, se requiere espacio adicional para su manejo.

v  La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.

v  En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas las gavetas.

v  Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o portacarpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

Utilización:

Se utiliza para toda clase de archivos en los que los documentos estén colocados en carpetas o fólderes.

ARCHIVADORES VERTICALES - FOLDERAMA

Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres.

Características:

v  Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble, con llave central para ambas puertas.

v  NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no abren hacia fuera.

v  Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea de archivar y localizar documentos.

v  Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.

v  Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los documentos.

v  Los retenedores o separadores son móviles, lo que permite variar el espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Dadas sus características de adaptabilidad para el archivo de documentos y carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para:  correspondencia, legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc..

Características:

v  Se diseña e instala de acuerdo con el espacio disponible para la organización del archivo.

v  Consta de varios cuerpos con varios entrepaños que permiten la organización de las carpetas o cajas.

v  Los cuerpos son corredizos a través de rieles metálicos.

v  Se puede adaptar tanto para archivos con carpetas de pestaña vertical y horizontal.

v  Ofrecen mayor comodidad por su espacio, seguridad y funcionalidad.

v  Permite visualizar el contenido sólo del cuerpo que se corra.

ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA

Características:

v  Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85 cm.  de ancho a los cuales se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en ellos.

v  Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y FONDOS ACUMULADOS  (éstos son depósitos de archivo inactivo)

v  Se adaptan al espacio disponible y son movibles

IMPLEMENTOS DE ARCHIVO

  TARJETERO

Caja metálica o de madera para las tarjetas o fichas, tiene guías alfabéticas.  Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de carpetas.

En el comercio se consiguen cajas metálicas especialmente diseñadas.  Puede también fabricarse de madera, con las siguientes especificaciones:

Largo:            12 cms.

Ancho:             8 cms.

Fondo:             6 cms.

Las tarjetas tienen un rayado especial para escribir el nombre con que se identifica el material archivado en cada carpeta y la información adicional que se desee anotar.  Ejemplo de tarjeta para un cliente.

   GANCHOS LEGAJADORES

Son los que sostienen y sujetan los documentos.   El mercado ofrece ganchos metálicos y plásticos; por orientaciones del Archivo General de la Nación  (entidad rectora de las políticas archivísticas del Estado)   se recomienda utilizar el gancho plástico, en razón a que el gancho metálico cuando se oxida deteriora los documentos.

Se compone de dos partes:  una flexible que recibe los documentos perforados y una tapa con dos pasadores que sirven para cerrar el gancho y sostener la documentación.

PERFORADORA

Se utiliza para perforar los documentos.   Es importante tener en cuenta que la perforación se debe hacer de tal manera que los documentos queden alineados en la parte superior al ubicarlos dentro del legajo.

PAPELERÍA PARA ARCHIVO

 CARPETAS O FÓLDERES

Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los documentos en el archivador.  Vienen en tamaño oficio y carta.  Tienen una pestaña que sirve para identificar su contenido y que puede estar en posición HORIZONTAL, es decir en el borde superior opuesto al lomo, o VERTICAL, es decir, a un lado de la carpeta.

Las carpetas tienen pliegues de expansión marcados en el lomo que permiten darles una base plana para que conserven su forma original aunque aumenta su contenido.  Estos pliegues se conocen con el nombre de grafado.

Existen varios tipos de carpetas:

   Carpeta colgante

 

v  Lámina de cartón resistente, diseñadas para cada tipo de archivador.  Tienen pestaña visible y se utilizan para separar un grupo de carpetas dentro del archivo, lo cual facilita la búsqueda de los documentos.

v  De acuerdo con su finalidad, las guías se destacan en guías principales que son las que separan grupos principales  (series)  y las subguías,  subgrupos  (subseries)   dentro de los grupos principales.

                                                                                                             

GUIA DE AFUERA

Tiene doble soporte enterizo incorporado a la carpeta, que la mantiene colgada al porta-carpeta, ventanilla o pestaña movible en acetato transparente con aumento, lo que permite ver el nombre con mayor facilidad.

•      Carpeta celuguía con pestaña vertical o lateral

Diseñada para archivador vertical.  Pestaña de acetato transparente en dos posiciones:  superior e inferior.

FORMATO PRESTAMO DOCUMENTO

FECHA	DOCUMENTO	PRESTADO A:	RECIBIDO POR:	FECHA DEVOLUCIÓN

Su finalidad es llevar un control de todos los documentos que se saquen del archivo.  El diligenciamiento de esta guía garantiza a quien maneja el archivo, la devolución del documento prestado.

   MARBETES

v  Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres de las series, subseries o códigos de las carpetas.

v  Se fabrican en diferentes colores y tamaños.

  ÍNDICE

Consiste en una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta.  Se coloca en el portaíndice de cada gaveta después de escribir el nombre de la primera y última carpeta.

LEGAJOS

Son dos tapas de cartulina en donde se colocan los documentos correspondientes a cada carpeta sujetados por un gancho legajador que se coloca hacia abajo de manera que el último documento sea el de fecha más reciente.  La documentación se organiza teniendo en cuenta el principio de orden natural.

El legajo se identifica con los siguientes datos:

v  Razón Social de la empresa en la parte superior del legajo

v  Nombre de la dependencia a la cual pertenece

v  La palabra ARCHIVO

v  Las expresiones Código, Serie y fechas extremas seguidas de líneas en donde se colocan los respectivos datos

   LEGAJADOR A-Z

Se utiliza para documentos voluminosos.  Su gancho permite sacar sólo el documento que se necesita.

v  Son legajadores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y rigidez.

v  Vienen en tamaño oficio y carta

v  Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos

v  Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en tamaño oficio