GESTIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN DE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Resaltar la importancia de los documentos y archivos, como lenguaje natura de la administración pública, para el funcionamiento de la misma.

2. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

3. Normalizar la utilización de soportes y equipos de calidad y que a l vez preserven el medio ambiente.

4. Lograr procedimientos efectivos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

5. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

6. Implementar el desarrollo de procesos  básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental.

7. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

8. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción  de los documentos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:  Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

DOCUMENTO

Es todo registro de información independiente de su soporte físico y abarca todo lo que puede transmitir el

conocimiento humano: libros,revistas,fotografías,laminas,microflimes,mapa,informes,cintas,discos,sellos, y en general todo lo que tenga valor representativo. 

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación

CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

•          Seriado: Se producen uno a uno y en orden natural.

•          Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, no están publicados ni hay múltiples ejemplares.

•          Objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad; es decir registran hechos del acontecer inmediato.

ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

•          Soporte: Si es material o físico (papel, disco, cinta)

•          Técnica: Medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.

•          Estructura: Hace referencia al formulario y a las clausulas. Ej.: en un carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo..Contenido o asunto

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido, están identificados así:

•          Caracteres Internos: Entidad Productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales.

•          Caracteres Externos: Clase, tipo, forma, formato, cantidad.

CARACTERES INTERNOS

•          Entidad productora: Persona o corporación que realizo el documento. Puede observarse en el membrete.

•          Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función de la persona que realizo el documento (firma y cargo del responsable).

•          Fecha y lugar de producción: Donde y cuando fueron producidos los documentos.

•          Contenido sustantivo: Asunto o tema que de trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS

•          Clase: Textual o no textual.

•          Tipo: Carta, memorando, circular, informe, acta, etc.

•          Forma: Original o copia.

•          Formato: Unidad archivable, expediente, legajo, libro.

Cantidad: 1,2,34….ejemplares

TABLAS DE RETENCIÓN DOCMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA
1. Facilitan el manejo de la información.
2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.
4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
5. Garantízan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO

1. Permiten el manejo integral documentos.
2. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total
3. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
4. Identifican y reflejan la funciones institucionales.
5. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
6. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la Gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de Gestión

ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD 

1.Asegurese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su Dependencia.

Las TRD son el instrumento necesario para la organización de los archivos de Gestión.

2. Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.

3. Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

4. Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. identifique los.

 CONCEPTOS A TENER EN CUENTA

- COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

- ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

- DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

- DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

- SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

- TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.

CONCEPTO DE ARCHIVO

CONCEPTO 

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.  

Origen 

La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparición de los primeros testimonios escritos que sentarían las bases de lo que hoy son los archivos. En la antigüedad, puede hablarse de la existencia de archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria, mesopotámica y griega. Para esta última el "archeión" representa 3 tal vez uno de los antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas públicas tanto de carácter político-administrativo como de carácter notarial.

 En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces había caracterizado a los archivos era el más implacable enemigo para la conservación de la documentación. Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en consecuencia el número de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar numerosos documentos, que llegó a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero. Siglos después, Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el Archivo General de Indias. A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación de una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios, diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades productoras y multiplicación de la producción documental. A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la mejor comprensión del devenir histórico de una sociedad.